سكرتير / سكرتيرة تنفيذية

Job Description

الإدارة / القسم: الإدارة التنفيذية

التبعية الإدارية: المدير التنفيذي

الجنسية: سعودي / سعودية

ملخص الوظيفة

دور محوري في تنظيم أعمال الإدارة التنفيذية وإدارة مواعيدها ومراسلاتها ومتابعة تنفيذ قراراتها مع مختلف الأقسام، مع الحفاظ على أعلى درجات السرية والدقة.

المهام والمسؤوليات

• إدارة جدول أعمال الإدارة وتنظيم المواعيد والاجتماعات وترتيب أولوياتها.

• إعداد المراسلات والخطابات والتقارير والعروض التقديمية باللغتين العربية والإنجليزية.

• تحضير أجندة الاجتماعات وتدوين محاضرها ومتابعة تنفيذ القرارات مع الأقسام حتى الإنجاز.

• تنظيم وأرشفة الملفات والعقود والمستندات ورقياً وإلكترونياً وضمان سريتها.

• تنسيق ترتيبات السفر والإقامة والتأشيرات لفريق الإدارة ولزوار الشركة من الموردين.

• متابعة المهام والمعاملات بين الإدارة والأقسام والجهات الخارجية ورفع تقارير الحالة.

• استقبال ضيوف الإدارة وتنسيق برامج زياراتهم واحتياجاتهم.

• إعداد تقارير وملخصات دورية تدعم قرارات الإدارة التنفيذية.

المؤهلات والمتطلبات

يجب أن يتوفر لديك:

• بكالوريوس في الإدارة أو السكرتارية التنفيذية أو تخصص ذي صلة.

• خبرة من سنتين إلى أربع سنوات في أعمال السكرتارية أو المساندة الإدارية.

• إجادة تامة للغتين العربية والإنجليزية تحدثاً وكتابة.

• إتقان برامج Word و Excel و PowerPoint و Outlook.

• مهارات تنظيم وإدارة وقت عالية، والقدرة على العمل تحت الضغط والتعامل مع معلومات سرية.

ميزة إضافية إذا كان لديك:

• خبرة في العمل على أنظمة ERP أو أنظمة إدارة المهام.

• خبرة سابقة في قطاع هندسي أو تجاري.

• مهارات إعداد العروض والتقارير الاحترافية.

مكان ووقت العمل

العمل بدوام كامل من الساعة ٨:٠٠ صباحاً حتى ٥:٠٠ مساءً، من الأحد إلى الخميس، في مقر العميل بمدينة الرياض